ஆவணங்களின் சரக்கு. வகைகள் மற்றும் அதன் தொகுப்பின் விதிகள்

"சரக்கு" என்ற வார்த்தை அலுவலக ஊழியர்களுக்கு மட்டுமல்ல, மற்ற தொழிற்சாலைகள் மற்றும் கட்டமைப்புகளின் நிபுணர்களுக்கும் நன்கு அறியப்பட்டதாகும். இது சிறப்பு நோக்கத்திற்கான ஆவணங்களிலும் மற்றும் அதனுடன் இணைந்த ஆவணங்களிலும் காணப்படுகிறது.

காப்பகத்தில் பணி அமைப்பு

ஆவணங்கள் அவற்றின் அடிப்படை பணியை நிறைவேற்றியபிறகு, அந்த நேரத்தில் அவை நடைமுறையில் தேவையற்றதாகி விடுகின்றன. அவர்களில் சிலர் அழிக்கப்பட்டுவிட்டனர், மீதமுள்ளவை சிறப்புக் களஞ்சியங்களுக்கு அனுப்பப்படுகின்றன, இவை காப்பகங்கள் என்று அழைக்கப்படுகின்றன. இங்கே, ஆவணங்கள் முன்கூட்டியே விதிக்கப்பட்ட அறைகளில் சேமித்து வைக்கப்படுகின்றன, திட்டமிடப்பட்டு சேகரிக்கப்படுகின்றன. இந்த கட்டம் அலுவலகத்தில் கடைசியாகக் கருதப்படுகிறது. தற்காலிக மற்றும் நிரந்தர சேமிப்பு ஆவணங்களின் பட்டியல், பணியாளர்களின் வழக்குகள் ஆகியவற்றை தனித்தனியாக தொகுக்கப்பட்டுள்ளது. ஆண்டின் இறுதியில் ஒவ்வொரு நிறுவனமும் (அமைப்பு) காப்பகத்திற்கு பரிமாற்றத்திற்கான சேவை ஆவணங்கள் சேகரிக்கிறது. இந்த சிக்கல்கள் வழக்கமாக archivists மூலம் கையாளப்படுகிறது. நிறுவனத்தின் பணியாளர் அட்டவணையில் அத்தகைய அலகு இல்லை என்றால், காப்பகத்தின் ஊழியர்களின் வழிகாட்டுதலின் கீழ் பணியாளர் துறையின் பணிகள் மேற்கொள்ளப்படுகின்றன. நிறுவனங்களின் ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த பட்டியலை உருவாக்குவதன் அடிப்படையில், தனித் துறையினருக்கு இடமாற்றப்பட்ட பத்திரங்களை ஒரு பட்டியல் உருவாக்குகின்றன.

வேலைக்கான ஆவணங்களின் தொகுப்பு

சில நேரங்களில், ஒரு குறிப்பிட்ட சிக்கலை தீர்க்க, ஒரு குடிமகன் அல்லது அமைப்பு ஒன்று ஆனால் பல அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களை வழங்க வேண்டும். எடுத்துக் கொள்ளுங்கள், உதாரணமாக, ஒப்பந்தத்தின் ஒப்பந்தத்தை முடிக்க உரிமை பெற்றவர்களுக்கு இடையே ஒரு போட்டியைப் பொருத்துவதற்கான பொருளை நிர்மாணிப்பதற்கான சூழ்நிலை . ஒவ்வொரு விண்ணப்பதாரரும் கமிஷனை மிகவும் வித்தியாசமான தன்மையுடன் ஆவணப்படுத்த வேண்டும்: வணிக ரீதியான முன்மொழிவு, கட்டுமான நடவடிக்கைகளுக்கான அனுமதி, உட்பிரிவு மற்றும் பிற ஆவணங்கள். இவை அனைத்தும் ஒற்றைப் பொதிக்குள் சேகரிக்கப்பட்டு, கமிஷனின் உறுப்பினர்களுக்கு அனுப்பிவைக்கப்படும். உள்ளே அது ஒரு குறிப்பிட்ட அமைப்பு சார்பாக அனுப்பப்படும் அனைத்தையும் பட்டியலிடும் ஆவணங்களின் ஒரு பட்டியல் ஆகும். இது ஒரு வகையான பட்டியல் அல்லது பட்டியல். இத்தகைய தாளானது ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவத்தின் படி பொதுவாக தயாரிக்கப்படுகிறது. எல்லாம் மிகவும் எளிது. தாளின் மேல் பகுதியில், "ஆவணங்களின் விவரம்" என்ற தலைப்பில் மையத்தில் எழுதப்பட்டுள்ளது. எங்கே, எந்த நிறுவனத்தில் இருந்து வழங்கப்படுகின்றன என்பதை ஒரு சிறிய குறைவான விளக்குகிறது. பின் நான்கு நெடுவரிசைகளை உள்ளடக்கிய ஒரு அட்டவணை வருகிறது:

1. வரிசையில் எண்.
2. ஆவணத்தின் பெயர்.
3. ஆவணம் உள்ள பக்கங்கள் __ மற்றும் __ உடன்.
4. ஆவணத்தில் உள்ள பக்கங்களின் எண்ணிக்கை

அட்டவணை சுருக்க வரிடன் முடிவடைகிறது, இது பரிமாற்றப்பட்ட தொகுப்பில் உள்ள பக்கங்களின் மொத்த எண்ணிக்கையை குறிக்கிறது. இது பரிசீலனையில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் இழப்பு அல்லது சாத்தியமான பதிலீட்டை தடுக்க உதவுகிறது.

வழக்குகளை நிறைவேற்றுதல்

பதிவுகள் நிர்வாகத்தின் முறையான மேலாண்மை மூலம், ஆண்டின் இறுதியில் நிறுவனத்தில் உள்ள அனைத்து ஆவணங்களும் செயலாக்கப்பட்டு, குழுவாக இணைக்கப்படுகின்றன. உபகரணங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அங்கீகரிக்கப்பட்ட பெயரிடலுக்கு ஏற்ப தயாரிக்கப்படுகின்றன, அத்துடன் பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட விதிகள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்படுகின்றன:

1. ஆவணங்கள் ஒரு காலண்டர் ஆண்டில் உருவாக்கப்படுகின்றன. ஒரு விதிவிலக்காக, ஒரு ரோலிங் இயல்புக்கான வணிக ஆவணங்களின் முன்னிலையில், பல ஆண்டுகளாக ஒரு ஆவணத்தில் சேவை ஆவணங்களை இணைப்பது சாத்தியமாகும்.
2. பத்திரங்களை நிறுவுதல் மேல் கீழே இருந்து தயாரிக்கப்படுகிறது.
3. அனைத்து தாள்கள் எண்ணப்பட வேண்டும். இது சேமிப்பகத்தின் தகவலின் ஒருங்கிணைப்பை உறுதி செய்யப்படுகிறது. மேல் வலது மூலையில் ஒரு எளிய பென்சிலுடன் எண்ணிட வேண்டும்.
4. தேவைப்பட்டால், ஆவணங்களின் உள்ளக பட்டியல் அதை தொகுத்த நிபுணரின் கையொப்பத்துடன் வரையப்பட்டிருக்கிறது.
5. ஆவணங்கள் தைக்கப்பட்டுள்ளன.
6. சாட்சி தாள் தொகுக்கப்பட்டுள்ளது.
7. ஒவ்வொரு சந்தர்ப்பத்திலும் நிறுவப்பட்ட மாதிரியின் ஒரு அட்டை வெளிவந்துள்ளது. இது நிறுவனத்தின் முழுப் பெயரையும் குறிப்பிட்ட அலகுகளையும் குறிக்கிறது. அடுத்து, ஒரு குறிப்பிட்ட டிஜிட்டல் குறியீடானது பெயரளவிற்கு ஒத்திருக்கிறது. அதற்குப் பிறகு, நிறுவனம் மற்றும் வழக்கு முடிவின் தேதி குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. குறிப்பிடத்தக்க அடுக்கு வாழ்க்கை மிகவும் கீழே.

அஞ்சல்

சில பொட்டலங்கள், பொட்டலங்கள் அல்லது மதிப்புமிக்க கடிதங்களை உள்ளடக்கத்துடன் சேர்த்து, ஆவணங்களின் பட்டியல் அனுப்பப்படுகிறது. எந்தவொரு தகவலையும் தொடர்பு கொள்ளலாம். இது படிவம் எண் 107 இன் கீழ் செயல்படுத்தப்படுகிறது மற்றும் உள்ளடக்கத்தின் அளவு மற்றும் மதிப்பைப் பற்றிய விரிவான தகவல்களைக் கொண்ட ஒரு வகையான ஆவணமாகும். விலை பிரச்சினை அனுப்புபவர் தன்னை முடிவு செய்யப்படுகிறது. எந்த ஆவணமும் குறிப்பிட்ட மதிப்பில் இல்லை என்று அவர் நம்பினால், படிவத்தின் தொடர்புடைய நெடுவரிசையில் ஒரு கோடு வைக்கப்படும். சரக்கு ஒரு உறை போட்டு அல்லது தபால் அலுவலகத்தில் நேரடியாக இணைக்கப்படுகிறது. அலுவலக ஊழியர் பதிவுகளின் துல்லியத்தை சரிபார்க்கிறார் மற்றும் ஒரு முத்திரையுடன் படிவத்தை உறுதிப்படுத்துகிறார். சரக்கு இரு பிரதிகள் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். ஒருவர் ஆவணங்களுடன் சேர்த்து அனுப்பப்படுகிறார், மற்றொன்று பொட்டலத்தின் உரிமையாளருடன் இருக்க வேண்டும். மோதலின் சூழ்நிலையில், ஒவ்வொரு யூனிட் முதலீடு உறுதிப்படுத்த முடியும் என்று இது செய்யப்படுகிறது. அதன் பிறகு, உறை (பார்சல் அல்லது பார்சல்) சீல் மற்றும் முகவரிக்கு அனுப்பப்படும்.